Warum ist Anforderungsmanagement ein bedeutendes Kriterium für Ihren Projekterfolg?

Sie kennen es bestimmt aus Ihrem Business-Umfeld – ein wichtiges IT-Projekt muss kurzfristig gestartet werden und am besten schon seit gestern abgeschlossen sein. Ob es sich um die Einführung eines neuen Systems handelt, um die geänderten regulatorischen Anforderungen oder um die Implementierung zusätzlicher Risikocontrolling-Prozesse – heutzutage bringen alle IT-Veränderungen hohe Komplexität und knappe Deadlines mit sich.

Ein professionelles Anforderungsmanagement gewährleistet die Implementierung der richtigen Funktionalitäten unter Einbeziehung aller relevanter Stakeholder. Hierbei ergeben sich einige wichtige Fragenstellungen, bezogen auf das Vorgehen beim Aufsetzen eines erfolgreichen Anforderungsmanagements, auf die wir nachfolgend eingehen werden.

Wann soll ich mit dem Anforderungsmanagement starten?

Grundsätzlich gilt – je früher, desto besser. Wenn Sie bereits vor Projektstart mit der Anforderungserfassung beginnen, verschaffen Sie sich einen großen Vorteil – Sie können frühzeitig eine ausführliche Aufwandsabschätzung für viele Themen vornehmen und Ihren Projektplan auf Basis dieser erstellen und präzisieren. Mit einer einhergehenden Priorisierung können Sie die wichtigsten Themen identifizieren und entsprechend einplanen. Darüber hinaus stellen Sie sicher, dass Ihre Stakeholder zu Projektbeginn umfassend informiert und involviert sind. Alle sind sozusagen „on the same page“.

Falls Sie in Ihrem bereits laufenden Projekt keine ausreichenden Ressourcen für die Anforderungsanalyse haben, würden wir Ihnen empfehlen, dies so schnell wie möglich nachzuholen. Es zahlt sich aus. Denn damit sparen Sie Aufwände und Ressourcen, um fehlende oder nicht korrekt bzw. unvollständig entwickelte Funktionalitäten anzupassen.

Was muss ich beachten, wenn ich ein agiles Projektmanagement betreibe?

Ein professionelles Anforderungsmanagement ist für agile Projekte genauso empfehlenswert wie für klassische. Je nach Projektmethode gibt es allerdings Unterschiede, die zu beachten sind. Beispielsweise empfiehlt es sich bei der Wasserfallmethode alle Anforderungen so früh wie möglich zu erfassen, um die Inhalte der weiteren Projektphasen sinnvoll einplanen zu können. In Scrum-Projekten wiederum können die Anforderungen in jedem Sprint als User Story spezifiziert und verfeinert werden.

Wie gehe ich mit Anforderungsänderungen um?

Die Anforderungen sind meistens nicht konstant und ändern sich oft während der verschiedenen Projektphasen. An sich sind Anforderungsanpassungen nicht negativ zu bewerten. Im Gegenteil – es zeigt, dass Sie jederzeit die Veränderungen in Ihrer Organisation verfolgen und gewährleisten, dass diese nicht nur aufgeschrieben, sondern auch gelebt werden. Das Anforderungsmanagement geht Hand in Hand mit dem Change Management Prozess, um alle Anforderungsänderungen im Entwicklungsprozess zusammen mit ggf. erforderlichen Implementierungsanpassungen zu berücksichtigen. Somit wird sichergestellt, dass diese genehmigt und dokumentiert werden – also einem geordneten Prozess folgen, die jeder Involvierte kennt.

Wie werden Stakeholder im Anforderungsprozess involviert?

Ein Projekt bringt meistens eine Veränderung mit sich – ein altes System wird abgelöst und ein neues System wird eingeführt, neue interne Prozesse werden etabliert, etc. Der Erfolg dieser Veränderungen hängt meistens davon ab, ob sie von Ihren Mitarbeitern und sonstigen Stakeholdern akzeptiert werden. Um sicherzustellen, dass alle Beteiligten am gleichen Strang ziehen, müssen Sie dafür sorgen, dass jeder ein gutes Verständnis davon hat, was genau verändert wird und welcher Nutzen damit einhergeht. Die Darstellung der Anforderungen spielt dabei eine wichtige Rolle. In der Praxis werden Anforderungen oft nur in natürlicher Sprache formuliert. Als eine sinnvolle Ergänzung bietet sich eine zusätzliche Modellierung und Dokumentation – z.B. in Form von Und-Oder-Bäumen, Use Cases, Entitiy-Relationship-Diagrammen, Datenflussdiagrammen, etc. Die modellbasierte Darstellung hat den Vorteil, dass die Stakeholder alle Informationen vor Auge haben und diese leichter verständlicher sind.

Eins der Ziele des Anforderungsmanagements ist es, sicherzustellen, dass die Stakeholder in allen Anforderungsprozessschritten involviert sind und den Veränderungsprozess nicht nur begleiten, sondern auch mitgestalten. Sie sind die wichtigsten Informationsgeber bei der Anforderungsermittlung und -validierung und können mitentscheiden, welche Anforderungswerkzeuge benutzt werden.

Fazit

Mit einem strukturierten und professionellen Anforderungsmanagement sind Sie auf dem richtigen Weg zum Erfolg und haben bereits den ersten wichtigen Meilenstein gelegt, damit die Veränderungen in Ihrer Organisation oder in Ihrem Produkt nicht nur umgesetzt, sondern auch gelebt werden.[SH2]  Eine toolbasierte Unterstützung würde Ihnen zusätzlich helfen die verschiedenen Aufgaben im Rahmen des Anforderungsmanagement besser zu strukturieren. Wir würden Ihnen empfehlen eine Kosten-Nutzen-Evaluierung vorzunehmen und geeignete Werkzeuge zur Verwaltung, Validierung und Modellierung von Anforderungen einzusetzen, die idealerweise in Ihren bestehenden Change Management, Entwicklungs- und Testprozessen integriert sind. Dadurch stellen Sie sicher, dass alles ausreichend dokumentiert, verständlich und zugänglich ist und Ihre Stakeholder immer up-to-date sind.