SOFTWARE-AUSWAHL

Wie treffe ich die richtige Entscheidung in der Softwareauswahl? Welche Software ist die geeignete?

    Ist die „Make or Buy“-Entscheidung zugunsten „Buy“ gefallen, stellt sich bereits im Anschluss die nächste Frage: Welche Software ist die geeignete? Und meistens gibt es nicht nur die Wahl zwischen einer geeigneten und einer ungeeigneten Software. Unsere jahrelange Erfahrung zeigt, dass die Frage, ob eine Software geeignet ist, eine sehr kundenindividuelle Frage ist. Daher gilt es sich im Vorhinein bewusst zu machen, auf welche Aspekte Ihre Organisation am meisten Wert legen möchte (bspw. Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit, Integrationsmöglichkeiten, etc.).

    SOFTWARE-AUSWAHL IN 4 SCHRITTEN

    Um Sie und Ihre Organisation auf dem Weg zur Wahl der geeigneten Software die richtigen Fragen zu stellen, skizzieren wir Ihnen im Nachfolgenden unser bewährtes 4-Schritt-Modell:

    1. Festlegung der Rahmenbedingungen und Vorgehensweise
    2. Anforderungsaufnahme und -Priorisierung
    3. Toolevaluierung und -bewertung
    4. Erstellung der Entscheidungsvorlage

    01

    FESTLEGUNG DER RAHMENBEDINGUNGEN & VORGEHENSWEISE

    Im ersten Schritt gilt es einzugrenzen, für welchen fachlichen wie technischen Bereich ein neues Tool gesucht werden soll. D.h., welche Prozesse sollen schlussendlich mit dem Tool unterstützt/beschleunigt/ automatisiert werden. Auch stellt sich immer mehr die Frage nach dem Betriebsmodell. Soll die Lösung aus einer Cloud heraus betrieben werden können oder wird ein/e Infrastruktur/Plattform/Software as a Service Modell favorisiert.

    Auch sind grundlegende Zielstellungen wie bspw. ein Automatisierungsgrad, minimale Abweichungen vom Standard, Technologiewechsel, etc. maßgebend für die darauffolgenden Schritte. Zuletzt ist noch das weitere Vorgehen mit allen Stakeholdern abzustimmen. Nur wenn alle relevanten Ansprechpartner identifiziert, abgeholt und involviert sind, wird das neue Tool die Chance bekommen, in den eigenen Reihen akzeptiert zu werden.

    02

    ANFORDERUNGSAUFNAHME & -PRIORISIERUNG

    Zur effizienten Ausgestaltung bieten wir Ihren identifizierten Anforderungsstellern einen vordefinierten Fragebogen mit Anforderungen, die für Ihr zukünftiges Tool formuliert werden sollten. Da es manchen Kunden schwerfällt, einzuschätzen, welche Möglichkeiten neue Tools mit sich bringen, helfen wir Ihnen gerne und geben darüber hinaus Impulse, welche Anforderungsfelder evtl. noch unvollständig sind (bspw. Informationssicherheit, Datenschutz, etc.). Hierbei ist wesentlich, dass sich die Anforderungssteller gedanklich auch in ein „To-Be“ versetzen und nicht nur das bestehende Tool („As-Is“) widerspiegeln. Mithilfe eines Glossars verständigen wir uns auf ein gemeinsames Wording, um Missverständnisse zu vermeiden. Auch hilft es bereits in diesem Stadium in Anwendungsfällen (sog. Use Cases) zu denken und Anforderungen anhand dieser zu strukturieren. Zuletzt gilt es noch die einzelnen fachlichen, nicht-fachlichen und organisatorischen Anforderungen zu priorisieren. Dies hilft bei der anschließenden Projektplanung sowie bei der Reduzierung der Komplexität auf ein händelbares Maß. Zugleich bilden die Anforderungen auch die Basis für die Bewertungskriterien, wie bspw. Funktionalität, Integrationsfähigkeit, Systemergonomie, Reifegrad, Sicherheit, Kosten, etc., welche im nächsten Schritt eine wesentliche Rolle spielen.

    03

    TOOLEVALUIERUNG & -BEWERTUNG

    Im 3. Schritt erstellen unsere Software-Experten anhand einer Marktanalyse zunächst eine Shortlist an in Frage kommenden Tools. Diese werden anschließend auf Basis der Bewertungskriterien (die, wie schon erwähnt, von den Anforderungen abgeleitet werden) und Gewichte in eine Reihenfolge gebracht.

    Hierfür greifen wir auf unsere ausgewiesene Toolexpertise zurück und geben bei Bedarf auch den Herstellern selbst die Möglichkeit, Stellung zu den Bewertungskriterien zu beziehen. Je nach Zeitrahmen ist es ebenfalls möglich, kleinere Prototypen zu bauen bzw. zu testen. Unser Vorteil ist, dass wir eine Vielzahl an Tools bereits erfolgreich implementiert haben und daher auch Stolperfallen im späteren Implementierungsprojekt berücksichtigen können. Zur besseren Nachvollziehbarkeit dokumentieren wir natürlich Stärken und Schwächen auf übersichtlichen Zusammenfassungen.

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    ERSTELLUNG DER ENTSCHEIDUNGSVORLAGE

    Als Grundlage für Ihre finale Entscheidung bereiten wir Ihnen gerne eine aussagekräftige Entscheidungsgrundlage vor, die durch Systemvorführungen begleitet werden kann. Auch hier sollten alle relevanten Stakeholder einbezogen werden, da diese später mit der Lösung arbeiten werden. Unterschätzt man diesen Aspekt, kann die Mitarbeiterzufriedenheit darunter leiden.

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    steven hartmann!